Vitro повышает объемы проектирования
Vitro - логотип

Система управления инженерными данными

Главная  /  Публикации и статьи  /  Как повысить конкурентоспособность проектной организации

Как повысить конкурентоспособность проектной организации при помощи системы электронного документооборота Vitro-CAD

Цель любой проектно-конструкторской деятельности – это выполнить  задание Заказчика (понятно, что в роли  заказчика может выступать и сторонний застройщик, и подразделение собственного предприятия).

При этом  чтобы быть конкурентоспособным, выполнить полученное задание необходимо

Что чаще всего на практике мешает «идеальному» выполнению проекта по разработке проектной документации?

Болевых вопросов, порождающих конфликты с Заказчиком, по большому счету, не много:

Только на профессиональный уровень специалистов и на внесение изменений в требования не может напрямую
повлиять  система электронного документооборота – остальное можно и нужно с помощью системы поправить.

В качестве наиболее прогрессивной системы электронного документооборота для проектных организаций мы рекомендуем систему Vitro-CAD , которая базируется на платформе  MS Sharepoint.

Каким же образом система Vitro-CAD поможет проектной организации повысить свою конкурентоспособность?

Это мы и постарались описать в таблице, приведенной ниже:



Способ повысить конкурентоспособность

Проблематика проектной организации, требующая решения

Чем помогает система электронного документооборота Vitro-CAD

Сокращение времени на разработку и передачу документов между сотрудниками за счет оптимизации системы коммуникаций между сотрудниками, в т.ч. в распределенных командах Как обеспечить наиболее эффективную совместную работу над проектами?
Порядок разработки  прописан в регламентах, однако часто нет надежного инструмента его поддержки и контроля
Процесс проектирования требует постоянной передачи информации от одного исполнителя другому,  поэтому большую роль играет человеческий фактор
Vitro-CAD обеспечивает выполнение любого регламента ведения разработки, в том числе и рекомендованный по ГОСТу порядок разработки проектной документации и управление составом проектов
Система имеет встроенную систему оповещений, поэтому информация о любых действиях с документами или о процессах выполнения заданий может быть автоматически доставлена заинтересованным пользователям
Сокращение времени на создание структуры проектной документации для нового проекта и\или новых документов за счет возможности использования типовых шаблонов и ранее созданных документов Большинство проектов предприятий имеет одинаковую структуру и состав, даже часть документов может повторяться, но каждый новый проект требует времени:
• на заведение структуры
• на его описание
• на раздачу прав
В системе Vitro-CAD на базе ранее реализованных проектов создаются шаблоны проектов со всеми структурами, свойствами и правами доступа, а также типовыми документами.
Шаблоны служат для быстрого описания нового проекта.
Сокращение времени на внесение корректировок в проектные документы, на переделки
Сокращение времени на восстановление истории изменений документа
В проектах документы зависят друг от друга и изменения в одном вызывают необходимость изменений в других
Такие связи часто рвутся, и документы создаются на основе устаревших данных – часто это обнаруживается при сведении проекта и ведет к переделкам
Множество версий документов и их рассогласование вызывают серьезные проблемы у ГИПа в сведении проекта.
Полноценная поддержка внешних ссылок в системе Vitro-CAD обеспечивает корректность связей при перемещении документов
Ведение версионности в системе Vitro-CAD значительно сокращает рассогласованность использования работниками в совместной работе разных версий файлов проектной документации
Есть инструменты информирования обо всех изменениях исходных документов
Все обращаются к единственной актуальной версии документа на текущий момент времени
Сокращение времени на сборку разделов и документов проекта в целом Ошибки в оформлении чертежа могут составлять до 70% от всех ошибок при проектировании
Штамп включает в себя основные данные чертежа, в т.ч. параметры (например, свойства проекта), единые для всех чертежей
Разные проектировщики заполняют штамп по-разному, что ведет к переделкам чертежей и требует выделения времени на перепроверку
При использовании Vitro-CAD нужные атрибуты из системы документооборота (например, из карточки проекта) при помощи специальной функции могут быть автоматически вставлены или обновлены в свойствах подшивки или атрибутах штампа всех чертежей проекта
Это значительно уменьшает вероятность возникновения ошибок в оформлении чертежей
Сокращение времени на поиск нужной информации Сложный и долгий поиск, особенно в архивных документах, может существенно задерживать разработку
Часто приходится открывать чертежи для проверки результатов поиска
Возможность поиска только по названию файла вынуждает хранить каждый чертеж в отдельном файле
В системе Vitro-CAD возможен быстрый поиск документов не только по названиям файлов, но и
• По описанию документа (по параметрам)
• По содержимому чертежных штампов,
• По надписям внутри чертежей (по контексту),
• По специально подготовленным ключевым словам td>
Сокращение общего размера хранилища данных Автоматизация комплектации и выпуска проектной документации
Документация разрабатывается в одном виде, а передается в другом (например, госструктурам ПСД передается в томах - папках по 200 листов)
Это приводит к необходимости создавать на базе рабочей документации отдельную структуру, и приходится дублировать файлы, что ведет к их рассогласованию и росту размеров хранилища данных
Vitro-CAD позволяет автоматизировать комплектацию и выпуск проектной документации, публикацию проекта в электронном виде для передачи заказчику, а также перевод завершенных проектов в архив и внесение изменений в архив
В системе документооборота можно создать альтернативную структуру проекта, при этом используется система ссылок на хранилище рабочей документации
Повышение защиты корпоративной и проектной информации от некорректного использования и от несанкционированного доступа Нет надежного единого электронного архива, что приводит к:
• Потерям информации
• Долгому и сложному поиску, особенно когда чертежи создавались разными сотрудниками с использованием разных версий ПО
• Невозможно определить, какая версия отдана заказчику, т.к. один и тот же документ часто хранится в разных версиях и в разных местах
• Нет информации - кто, что и когда смотрел в архиве
• Нерегулируемо растет совокупный объем хранимых файлов (на локальных машинах, в сети)
Vitro-CAD – это электронный архив предприятия:
• База знаний по специфике проектирования конкретного предприятия
• С разграничением прав доступа пользователей к разделам проектов,
• Со своевременным созданием резервного копирования
• С надежных механизмом хранения и восстановления данных
• С системой поиска документов
• С аудитом пользовательских действий в системе с документами, в т.ч. внутри архива
Повышение прозрачности и управляемости проектной деятельности Руководитель должен знать состояние проекта (раздела проекта): сколько документов согласовано, сколько находятся на согласовании, сколько в разработке и т.д.
Нужно отслеживать разные состояния архива (например, в течение первых двух лет после сдачи ПСД с архив года могут вносится изменения в документы).
Инструментов такого мониторинга нет.
Vitro-CAD обеспечивает коллективную разработку с использованием регламентированных процедур проверки, согласования и утверждения.
Система позволяет настроить эти процессы и отслеживать этапы их прохождения
Vitro-CAD имеет инструменты создания любых аналитических отчетов, например:
Отчетов о состоянии проекта, архива и отдельных документов
Отчетов о степени завершенности документов проекта
Отчетов по портфелю проектов и т.д.



 

Работает на Amiro CMS - Free