Как повысить конкурентоспособность проектной организации при помощи системы электронного документооборота Vitro-CAD

Цель любой проектно-конструкторской деятельности – это выполнить  задание Заказчика (понятно, что в роли  заказчика может выступать и сторонний застройщик, и подразделение собственного предприятия).

При этом  чтобы быть конкурентоспособным, выполнить полученное задание необходимо

• В полном объеме в соответствии с требованиями
• Максимально качественно
• В установленные и согласованные сроки
• С минимальными затратами для своего проектного подразделения

Что чаще всего на практике мешает «идеальному» выполнению проекта по разработке проектной документации?

Болевых вопросов, порождающих конфликты с Заказчиком, по большому счету, не много:

• Неудовлетворительное качество проектных решений,  причиной которого может быть
• невысокий профессиональный уровень специалистов – проектировщиков
• и/или отсутствие накопленной на предприятии базы знаний по специфике
  заказа
• Срыв сроков проектирования, причинами которого могут быть
• изменение требований со стороны Заказчика,
• неточность планирования проектных работ
• и превышение трудозатрат при проектировании.

Только на профессиональный уровень специалистов и на внесение изменений в требования не может напрямую
повлиять  система электронного документооборота – остальное можно и нужно с помощью системы поправить.

В качестве наиболее прогрессивной системы электронного документооборота для проектных организаций мы рекомендуем систему Vitro-CAD , которая базируется на платформе  MS Sharepoint.

Каким же образом система Vitro-CAD поможет проектной организации повысить свою конкурентоспособность?

Это мы и постарались описать в таблице, приведенной ниже:

Способ повысить конкурентоспособность	Проблематика проектной организации, требующая решения	Чем помогает система электронного документооборота Vitro-CAD
Сокращение времени на разработку и передачу документов между сотрудниками за счет оптимизации системы коммуникаций между сотрудниками, в т.ч. в распределенных командах	Как обеспечить наиболее эффективную совместную работу над проектами? Порядок разработки  прописан в регламентах, однако часто нет надежного инструмента его поддержки и контроля Процесс проектирования требует постоянной передачи информации от одного исполнителя другому,  поэтому большую роль играет человеческий фактор	Vitro-CAD обеспечивает выполнение любого регламента ведения разработки, в том числе и рекомендованный по ГОСТу порядок разработки проектной документации и управление составом проектов Система имеет встроенную систему оповещений, поэтому информация о любых действиях с документами или о процессах выполнения заданий может быть автоматически доставлена заинтересованным пользователям
Сокращение времени на создание структуры проектной документации для нового проекта и\или новых документов за счет возможности использования типовых шаблонов и ранее созданных документов	Большинство проектов предприятий имеет одинаковую структуру и состав, даже часть документов может повторяться, но каждый новый проект требует времени: • на заведение структуры • на его описание • на раздачу прав	В системе Vitro-CAD на базе ранее реализованных проектов создаются шаблоны проектов со всеми структурами, свойствами и правами доступа, а также типовыми документами. Шаблоны служат для быстрого описания нового проекта.
Сокращение времени на внесение корректировок в проектные документы, на переделки Сокращение времени на восстановление истории изменений документа	В проектах документы зависят друг от друга и изменения в одном вызывают необходимость изменений в других Такие связи часто рвутся, и документы создаются на основе устаревших данных – часто это обнаруживается при сведении проекта и ведет к переделкам Множество версий документов и их рассогласование вызывают серьезные проблемы у ГИПа в сведении проекта.	Полноценная поддержка внешних ссылок в системе Vitro-CAD обеспечивает корректность связей при перемещении документов Ведение версионности в системе Vitro-CAD значительно сокращает рассогласованность использования работниками в совместной работе разных версий файлов проектной документации Есть инструменты информирования обо всех изменениях исходных документов Все обращаются к единственной актуальной версии документа на текущий момент времени
Сокращение времени на сборку разделов и документов проекта в целом	Ошибки в оформлении чертежа могут составлять до 70% от всех ошибок при проектировании Штамп включает в себя основные данные чертежа, в т.ч. параметры (например, свойства проекта), единые для всех чертежей Разные проектировщики заполняют штамп по-разному, что ведет к переделкам чертежей и требует выделения времени на перепроверку	При использовании Vitro-CAD нужные атрибуты из системы документооборота (например, из карточки проекта) при помощи специальной функции могут быть автоматически вставлены или обновлены в свойствах подшивки или атрибутах штампа всех чертежей проекта Это значительно уменьшает вероятность возникновения ошибок в оформлении чертежей
Сокращение времени на поиск нужной информации	Сложный и долгий поиск, особенно в архивных документах, может существенно задерживать разработку Часто приходится открывать чертежи для проверки результатов поиска Возможность поиска только по названию файла вынуждает хранить каждый чертеж в отдельном файле	В системе Vitro-CAD возможен быстрый поиск документов не только по названиям файлов, но и • По описанию документа (по параметрам) • По содержимому чертежных штампов, • По надписям внутри чертежей (по контексту), • По специально подготовленным ключевым словам td>
Сокращение общего размера хранилища данных	Автоматизация комплектации и выпуска проектной документации Документация разрабатывается в одном виде, а передается в другом (например, госструктурам ПСД передается в томах - папках по 200 листов) Это приводит к необходимости создавать на базе рабочей документации отдельную структуру, и приходится дублировать файлы, что ведет к их рассогласованию и росту размеров хранилища данных	Vitro-CAD позволяет автоматизировать комплектацию и выпуск проектной документации, публикацию проекта в электронном виде для передачи заказчику, а также перевод завершенных проектов в архив и внесение изменений в архив В системе документооборота можно создать альтернативную структуру проекта, при этом используется система ссылок на хранилище рабочей документации
Повышение защиты корпоративной и проектной информации от некорректного использования и от несанкционированного доступа	Нет надежного единого электронного архива, что приводит к: • Потерям информации • Долгому и сложному поиску, особенно когда чертежи создавались разными сотрудниками с использованием разных версий ПО • Невозможно определить, какая версия отдана заказчику, т.к. один и тот же документ часто хранится в разных версиях и в разных местах • Нет информации - кто, что и когда смотрел в архиве • Нерегулируемо растет совокупный объем хранимых файлов (на локальных машинах, в сети)	Vitro-CAD – это электронный архив предприятия: • База знаний по специфике проектирования конкретного предприятия • С разграничением прав доступа пользователей к разделам проектов, • Со своевременным созданием резервного копирования • С надежных механизмом хранения и восстановления данных • С системой поиска документов • С аудитом пользовательских действий в системе с документами, в т.ч. внутри архива
Повышение прозрачности и управляемости проектной деятельности	Руководитель должен знать состояние проекта (раздела проекта): сколько документов согласовано, сколько находятся на согласовании, сколько в разработке и т.д. Нужно отслеживать разные состояния архива (например, в течение первых двух лет после сдачи ПСД с архив года могут вносится изменения в документы). Инструментов такого мониторинга нет.	Vitro-CAD обеспечивает коллективную разработку с использованием регламентированных процедур проверки, согласования и утверждения. Система позволяет настроить эти процессы и отслеживать этапы их прохождения Vitro-CAD имеет инструменты создания любых аналитических отчетов, например: Отчетов о состоянии проекта, архива и отдельных документов Отчетов о степени завершенности документов проекта Отчетов по портфелю проектов и т.д.