Vitro - логотип

Система управления инженерными данными

Главная  /  Публикации и статьи  /  Бумажный архив

Перевод бумажного архива в электронный

Проблемы бумажного архива

Бумажный архив занимает много места и работать с ним неудобно. Выполненные проекты являются ценным интеллектуальным активом проектных организаций, необходимым для снижения себестоимости проектирования. Однако полностью реализовать данное конкурентное преимущество не получается из-за сложности поиска информации в бумажном архиве.

 

Достоинства электронного архива

Электронный архив позволяет осуществлять моментальный поиск в огромном массиве информации. Система обладает высокой надежностью и исключает вероятность потери документов. Управление доступом к информации исключает ее утечку. Все действия с документами автоматически фиксируются.

 

Можно ли сделать самостоятельно?

При большом объеме информации самостоятельный перенос данных является сложной и трудоемкой работой. Как правило, предприятия не имеют высокопроизводительных широкоформатных сканеров для такой работы. Также сложно оторвать сотрудников от текущей работы на несколько месяцев. Гораздо эффективнее привлечь специализированную команду, которая поможет выполнить переход качественно и в срок, снизив расходы заказчика.

Также очень важным является сама система хранения электронных документов. Она должна обеспечить высокую надежность и безопасность хранения. Использование обычной системы хранения файлов не дает выигрыша в скорости поиска и сопряжено с высокими рисками.

 

Как нужно?

Профессиональный подход к переводу бумажного архива в электронный происходит в несколько этапов. Сначала производится оценка объема и состава работ. Выясняется, какая необходима дополнительная техника. Можно ли использовать сотрудников заказчика и каких дополнительных специалистов необходимо будет привлечь. Можно ли выполнить работу на территории заказчика. Разрабатывается структура хранения документации и развертывается электронное хранилище. Затем ведется работа по сканированию документов, переводу их в векторный формат, заполнению электронной картотеки документов.

 

Что получим в результате?

В результате работы заказчики получают структурированный электронный архив ПСД с системой быстрого поиска как по атрибутам документов, так и по содержимому файлов. Надежность и безопасность обеспечивается системой резервного копирования и разграничения прав доступа к документам. Ведется автоматический журнал регистрации действий пользователей.

 

Как начать?
Нужно обратиться в компанию Витро Софт по электронному адресу с вашим запросом и указанием контактных данных. С вами свяжется менеджер для обсуждения деталей и разработки предложения.

Работает на Amiro CMS - Free