Vitro - логотип

Система управления инженерными данными

Главная  /  Публикации и статьи  /  Автоматизация деятельности проектной организации

Автоматизация деятельности проектной организации

Данная статья дает ответы на следующие вопросы:

Все эти вопросы важны, но самый первый вопрос, на который обязательно надо отвечать каждой компании при начале автоматизации - а какая наша конечная цель?

Наиболее частые и актуальные цели автоматизации проектной деятельности:

  1. Сокращение сроков проектирования на 25-30% 
  2. Сокращение себестоимости проектирования на 25-30% 
  3. Сокращение количества ошибок на 50-70% 

Указанные цели достигаются путем автоматизации, ведущей к кардинальному (до 70%) сокращению непроизводительных трудозатрат проектировщиков и их руководителей.

Состав непроизводительных затрат

Непроизводительные затраты занимают в сумме 30-40% рабочего времени проектировщика. 

Рассмотрим основные непроизводительные трудозатраты, которые можно автоматизировать: 

  1. Поиск в базе знаний, архиве и текущих проектах (около 20%) 
  2. Заполнение повторяющихся массивов информации, штампов, титульных листов. (60-70% ошибок в оформлении) 
  3. Согласование документов, передача их смежным подразделениям 
  4. Исправление ссылок в рабочих файлах при сквозном проектировании (около 40 часов в год) 
  5. Запуск нового проекта в работу 
  6. Переделки, связанные с передачей файлов ошибочных версий 
  7. Восстановление утраченных файлов 

Чтобы существенно снизить эти трудопотери, система автоматизации должна отвечать набору определенных требований.

Требования к системе автоматизации

Глобально требования к системам автоматизации для проектных организаций можно разделить на два блока:

Первый блок - это Общие требования, такие как: 

Второй блок - Отраслевые требования

Это основные требования к Системе, и именно они должны в конечном итоге обеспечить кардинальное снижение всех основных непроизводительных расходов в процессе проектирования, но при этом должны обеспечить и соответствие современным тенденциям развития технологий проектирования. 

10 основных требований к системе автоматизации проектной деятельности

1. Моментальный поиск 

Все файлы, хранящиеся в системе должны быть заранее проиндексированы. Поиск должен быть как по атрибутам документов и папок (содержимому штампов, титульных листов), так и по содержимому файлов различных форматов (DWG, DGN, PDF, TIFF, DOC, XLS…)
Особое внимание следует обратить на возможность поиска текста внутри файлов графического формата, это особенность именно систем технического документооборота. 

2. Версионность документов 

Всегда должна быть единственная последняя версия документа. Имя документа в системе не изменяется, только номер версии.
Для этого система должна блокировать саму возможность проведения одновременных изменений несколькими сотрудниками в одном и том же файле.
Должна быть возможность просмотра всех предыдущих версий файла с указанием автора, даты и времени изменения и соответствующими комментариями. 

3. Поддержка методологии сквозного проектирования 

Система должна понимать форматы хранящихся графических документов и автоматически отслеживать целостность имеющихся в них ссылок. При попытке загрузки файлов с ошибочными ссылками система должна предупреждать об этом.
Выгрузка графического файла на локальный диск должна сопровождаться выгрузкой всех связанных файлов. 

4. Автоматическое заполнение полей 

Система должна иметь возможность автоматического заполнения штампов, титульных листов документов данными атрибутов проектов.
Например, проставлять название проекта, раздела, шифра. Наличие возможности создания вычисляемых полей позволит автоматически создавать сложные шифры документов. 

5. Управление Процессами 

Должна иметься возможность автоматизировать рабочие процессы. Такие, как:
- Согласование документов
- Выдача документов смежным подразделения
- Выдача Заданий на проектирование
Должна быть предусмотрена возможность как создания простых последовательных и параллельных процессов, так и комбинированных процессов любой сложности. 

6. Уведомления об изменениях 

Система должна обеспечивать рассылку автоматических уведомлений по электронной почте об изменениях в файлах и Заданиях.
Должна быть возможность подписаться на получение таких уведомлений по конкретным документам, разделам или проектам. 

7. Автоматизация процесса запуска нового проекта 

Возможность создания библиотеки Шаблонов структур проектной документации с заготовками файлов и готовыми правами доступа для разработчиков ПСД. 

8. Удаленный доступ в Систему

Система должна обеспечивать удаленный доступ для внешних пользователей (субподрядчиков, поставщиков, заказчиков, удаленных сотрудников) по слабым каналам связи.
Должна быть настройка прав доступа для таких пользователей и журнал фиксации их действий в Системе. 

9. Поддержка BIM технологий

Система должна иметь возможность создавать и наследовать произвольные объекты.
Система должна поддерживать необходимое ПО, например Autodesk Revit, Autodesk AutoCAD Civil 3D, Autodesk Navisworks 

10. Поддержка широкого набора САПР

Система должна поддерживать возможность работы с форматами файлов всех САПР, которые использует проектная организация. И чем больше САПР систем поддерживает ваша Система, тем лучше.
Часто очень важна поддержка старых версий ПО САПР.
В свете программы импортозамещения могут возникнуть требования поддерживать отечественный САПР NanoCAD, а также альтернативный САПР ZWCAD.

Три наиболее грубые ошибки автоматизации проектной деятельности

• Выбор не подходящей системы
• Желание сразу внедрить весь функционал вместо того, чтобы идти поэтапно
• Не оптимальный порядок этапов внедрения

Выбор не подходящей системы
Наиболее грубая ошибка – это использование канцелярской системы документооборота для управления проектной документацией.
В результате мы получаем не ускорение, а замедление процесса проектирования. Мы загружаем проектировщиков необходимостью работать с еще одной системой и не даем им никакой автоматизации для выполнения их рутинных операций.

Желание сразу внедрить весь функционал
Такое решение приводит к длительному процессу разработки и внедрения системы. С каждым месяцем сумма инвестиций в проект растет, а возврата все нет.
Гораздо разумнее внедрять по этапам. Внедрили этап, получили экономический эффект, переходим к следующему.
Такой процесс естественен, ведь культура проектирования в организации растет постепенно, одним рывком достичь совершенства невозможно.

Не оптимальный порядок этапов внедрения 

Наиболее оптимальный порядок этапов следующий:
1) электронный архив и совместная работа, автозаполнение штампов
2) процессы согласования и передачи документации
3) планирование, учет рабочего времени, план-факт
4) канцелярия: входящие-исходящие-внутренние документы

Причин такой последовательности внедрения две:
-  каждый этап основывается на фундаменте предыдущего
-  наибольший экономический эффект организация получает от первого этапа, наименьший – от последнего.

Три простых шага на пути автоматизации проектной деятельности

1. Выбрать Систему Технического Документооборота
Надеемся, что данный материал поможет вам с критериями выбора.
Нужно только не забыть сформулировать общие требования к системе: надежность, масштабируемость, безопасность, совместимость с имеющимися системами, работа по слабым каналам, возможность самостоятельных доработок и прочее.

2. Назначить команду внедрения
Нужно понимать, что команда внедрения нам понадобится в любом случае: независимо от того, будем ли мы внедрять систему самостоятельно или воспользуемся услугами команды профессиональных внедренцев.
Сторонняя команда не имеет полномочий в нашей организации, не знает нашей внутренней структуры, структуры наших проектов, наших бизнес-процессов.
Минимально необходимый состав команды:
- Куратор проекта
это руководитель организации, который имеет полномочия для выпуска необходимых приказов и утверждения новых регламентов работы.
- Аналитик проекта
это опытный сотрудник, который знает внутренние процессы, структуру организации и зоны ответственности. Он знает с кем в организации какой вопрос можно решить. Желательно выделить такого сотрудника полностью или хотя бы на 50-75% его рабочего времени.
- ИТ специалист
это опытный сисадмин из вашего ИТ отдела, знающий ИТ инфраструктуру и политики безопасности. Он будет нужен для размещения виртуальных машин, организации доступа, резервного копирования и, в дальнейшем, для администрирования системы.

3. Приступить к внедрению
Теперь мы полностью готовы. Осталось приобрести необходимые для старта лицензии и выпустить приказ о начале внедрения Системы.


Система Vitro-CAD полностью соответствует описанным выше требованиям и поможет существенно сократить непроизводственные затраты времени при создании и выпуске ПСД.
Смотрите описание системы по ссылке

Работает на Amiro CMS - Free